Bu makale ile muhtemelen düşüncelerinizdeki belirli bir proje veya iş girişiminiz ile alakalı olduğu için ilgilendiniz. Peki ya bu projeyi daha etkin yürütmeye ve işiniz ile ilgili her değişim girişiminden beklediğiniz faydayı bir kaç katına çıkaran bir iş ortamı kurmaya ne dersiniz?
"Yeni operasyonlarımızı devreye almakta 4 ayda 780 bin £ tasarruf ettik"
Lansman Yöneticisi
-Önemli bir uluslararası telekom sağlayıcısı |
Şirketinizin en üst düzey yöneticisi olduğunuzu düşünün. İçinde yer aldığınız pazar giderek daha rekabetçi olmaya, kaynaklar daha da kısıtlanmaya devam ederken gelecek çeyrek yılda iyi sonuçlar üretmek ve pazar payı hedeflerinizi gerçekleştirmek durumundasınız.
Siz ve üst yönetim ekibiniz bu hedeflere ulaşmak için belirli bir strateji oluşturdunuz. Şimdi organizasyonunuzun her seviyesinde bu stratejinin anlaşıldığından ve uygulandığından emin olmalısınız. Şirketinizin en üst düzey yöneticisi olabilir veya olmayabilirsiniz ancak üst yönetim ekibinizin yukarıda belirtilen sonuçları istediğinden emin olabilirsiniz. Kurumsal Süreç Yönetimi (Enterprise Process Management) bu sonuçları gerçekleştirecektir. |
"Bu yaklaşım ile üretimde %25 kazanç sağladığımızı tahmin ediyoruz."
Üretim ve Mühendislik Direktörü- Oilli/Gaz üreticisi |
Değişim projenizin konusu ne olursa olsun, iş süreçleri ile ilişkisi olacaktır. Projenizde Control Kurumsal Yazılımını ve Kurumsal Süreç Yönetimi prensiplerini kullanmanız uygulamanızı daha etkin kılacaktır. Projenizi Kurumsal Süreç Yönetimi prensipleri çerçevesinde değerlendirmeniz ile birlikte işinizin bütünü ile ilgili dramatik etkiler gerçekleştirme fırsatını da yakalamış olacaksınız.
Bu makale
- Kurumsal Süreç Yönetimi'nin varoluş nedenini ve iş dünyasındaki yerini
- Kurumsal Süreç Yönetimi'nin temel prensiplerini
- Kurumsal Süreç Yönetimi yaklaşımından neler beklenmesi gerektiğini
- Control Kurumsal Süreç Yönetimi Yazılımından neler beklenmesi gerektiğini
sunmaktadır.
Günümüz iş dünyasında Süreçler İle Yönetime olan İhtiyaç
Sürekli ve artan hızda değişim ve beraberindeki fırsatlar
"Yeni ekonomi" hakkında görüşleriniz ne yönde olursa olsun, iş hayatındaki dinamizm, kompleksite ve değişim hızının azalmayacağı konusunda herkes hemfikirdir. Dünya daha entegre, biribirine daha bağımlı olma yönünde hızla ilerlemektedir ve bu yeni dünyada başarı, liderlik özelliklerini ve aktif bir iş ortamı yaratmayı zorunlu kılmaktadır.
Organizasyonunuz değişimi kucaklamalı, içindeki fırsatları değerlendirebilmeli ve değişim stratejisini iyi uygulamalıdır. Rekabet fırsatı adapte olabilenlerden yana olacaktır. Adapte olamayanlar yok olacak veya adapte olanlarca devralınacaktır. Çok değil yarım yüz yıl kadar önce Fortune İlk 500 listesinde yer alan şirketlerin büyük bölümü artık varolmamaktadır.
Stratejiyi uygulayabilme kabiliyeti stratejinin kalitesinden daha önemlidir
Strateji günümüz iş ortamında bugüne dek hiç olmadığı kadar önemli bir konuma gelmiştir. Ancak araştırmalara göre birçok kurum stratejilerini uygulamakta başarısız bir durumdadır. Bu olumsuz tablonun arkasındaki tartışılmaz gerçeklerden biri bugün pek çok kurumun geçmişin organizasyonlarını yönetmekte kullanılan yönetim süreçlerini kullanmaya devam ediyor olmasıdır. Daha ilginç olarak, pazar odaklı bakış açısında, "Stratejiyi uygulayabilme kabiliyeti stratejinin kalitesinden daha önemlidir". [1]
Stratejinin başarılı uygulanması işin dört temel bileşeninin senkronizasyonunu gerektirir: İnsan, Proses, Teknoloji ve Ürün (ve/veyaHizmet) Her bileşen yönetilmesi, kontrol edilmesi ve geliştirmesi gereken bir kaynak ve "kıymet"tir. İyi anlaşılmış ve tasarlanmış süreçlerle çalışan insanlar, sağlayıcılardan alınan ürün ve hizmetlere en doğru teknolojiyi uygulayarak, müşterilere değer yaratan sonuçlar üretirler. Kurum stratejisindeki herhangi bir değişim her bileşenin yeniden senkronize edilmesini gerektirir.
Brookings Institute tarafından gerçekleştirilen son çalışmalar sabit kıymetlerin endüstriyel organizasyonların Pazar değerinin %10-15 kadarını oluşturduğunu tahmin etmektedir. Bu değer 10 yıl önceki %38'lik ve 1982'deki %62'lik değerlerle karşılaştırılmalıdır. "Değer üretmenin" sabit kıymetleri yönetmekten bilgi bazlı stratejiler ile kurumun sabit olmayan değerlerini yönetmekten geçtiği açıktır.
Gerçek değerin nerede bulunduğu ile ilgili bu radikal yer değiştirme, yöneticilere kurumun süreçlerini anlama, yönetme ve geliştirme gereğini işaret etmektedir. Diğer sabit olmayan kıymetlere oranla, iş süreçleri kurumlarda en az anlaşılır durumda olan, en az kaynak ayrılan ve en kötü yönetilen kıymetlerdir. Bununla birlikte iş süreçleri insanların değer üretimini doğrudan etkilerler ve böylelikle kurum stratejisinin etkin uygulanmasında kritik bir öneme sahiptirler.
Süreçler stratejinin uygulanması ve rekabet avantajı yaratılmasında kritik bir rol taşırlar
Ölçülebilir, tekrar tekrar yeniden uygulanabilir, yeterli bilgi ile desteklenmiş iş süreçleri yaşayan bir kurumun kalbidir. Bu kıymetler "bütünsel" bir yaklaşım ile anlaşılmalı, yönetilmeli ve geliştirilmelidir ancak bugün çoğu kurumun "Kurumsal Süreç Yönetimi" konusunda bir stratejisi bulunmamaktadır. Çoğu kurum Kurumsal Süreç Yönetimi'nden birbirinden kopuk, bağımsız, güncel olmayan, günlük işlerde kullanılmayan, ilişkilendirilmemiş; kelime işlemcilerde yazılmış prosedürlerden, bilgi işleme yönelik iş akışlarından, görev tanımlarından oluşan "süreç adacıklarını / parçacıklarını" anlamaktadırlar. Bu bilgileri bütünleştirecek ve belirli bir kapsamda yönetecek bir mekanizmaları bulunmamaktadır. Bu durum iş süreçlerinin anlaşılması ve birbirinden izole iş geliştirme projelerinin yaratılması yönünde derin boşluklar yaratmakta, kurumda sürekli, kullanılabilir, işleyişi baştan sona tutarlı biçimde tarif eden süreçlere ulaşılamamaktadır.
Kurumsal Süreç Yönetimi baştan-sona, bütünsel bir yaklaşım ile, fonksiyonlar arası ilişkileri ön plana çıkaran ve doğru geliştirme projelerinin yürütülmesini garanti altına alan ürünler üretir. Bununla çelişen bir durum olarak kurumlarda işi yürüten çalışanlar "yönetim sistemlerini" pazarın gerektirdiği değişime karşı engeller olarak algılamaktadırlar. Yine bu bakış açısı ile yönlendirilen süreçler anlaşılamamakta ve günlük işler ile bağlantısı kurulamamaktadır. Süreç Yönetimi sadece Bilgi Teknolojisi projelerini değil tüm işleri desteklemek üzere gerçekleştirilmelidir.
Süreçlerin görülebilir ve üzerinde işbirliği gerçekleştirilebilir bir düzende olmasının kurum içinde ve kurumun değer zinciri üzerindeki sağlayıcıları ile olan ilişkide fırsatlar bulunmaktadır. Maliyet tasarrufları, karı arttırma fırsatları süreçlerin görünür olmaması, birbirinden kopuk olması, darboğazlar ve iç çekişmeler nedeni ile hayata geçirilememektedir. İş süreçlerinin tarif edilmesi, yönetilmesi ve geliştirilmesi gereğini kavrayan şirketler, tıpkı diğer kaynaklarda olduğu gibi bu fırsatı rekabet avantajı için kullanmaktadırlar.
İş Süreçleri Yönetiminin (Business Process Management -BPM) Yükselişi
Son yıllarda kurumlar rekabet avantajı yaratabilmek yönünde ERP ve CRM projeleri uygulama yarışına girmişler ve süreçlerdeki "veri akışının" otomasyonunu sağlayarak değer üretmeyi hedeflemişlerdir Fakat yazılım projelerinde beklenen getirilerin elde edilememesi şirketleri "otomasyona" başlamadan önce iş süreçlerini derlemenin gerekli olduğuna ikna etmiştir.
Bilgi teknolojisi yazılım ve hizmet pazarı bu ihtiyaca son bir kaç yılda İş Süreçleri Yönetimi (Business Process Management -BPM) adlı yeni bir sektör oluşturarak tepki vermiştir. Yeni kurulmakla birlikte bu sektör süreçlerini anlamak ve yönetmek isteyen ve aynı zamanda bilgi sistemlerini de süreçleri ile uyumlu hale getirmek isteyen kurumları hedeflemektedir.
|
"İş Süreçleri Yönetimi (BPM) yazılım ürün ve hizmetlerinin en çok büyüdüğü alandır. 2000 yılında $148.2 milyar ile 2 nolu segment konumundadır ve 2005 de $345.5 milyara ulaşması beklenmektedir."
Gartner Research |
Peki bu girişim ve sektör ile ne değişecektir? İş Süreçleri Yönetimi kavramı aslında yeni bir kavram değildir. BPM pazarı 2000 yılı sorunu ve internet devrimi ile yaratılan değişim sonrasında teknoloji pazarının temel gerçeklere dönüşüdür. Artık kurumların her masasında internete bağlı bir PC bulunmaktadır Bilgi işçileri için global erişim ve işbirliği imkanları artık mümkündür ancak iş süreçleri bu gelişmeleri dikkate alacak bir yapıda değildir. |
BPM markası altında sunulan teknoloji ve yaklaşımların fazlalığı kafa karıştırıcıdır. BPM sağlayıcılarının büyük çoğunluğu Bilgi Teknolojisi Analistlerine yönelik Süreç Modelleme ve Analizine, uygulama geliştirmeye yönelik CASE[2] yazılımlarına, Kurumsal Uygulama Entegrasyonuna (Enterprise Application Integration) ve İş Akışı Otomasyonuna odaklanmışlardır. Temel amaçları İş Süreçleri Yönetim Sistemi (Business Process Management System -BPMS) otomasyonudur. Bu odaklanma bilgi teknolojisi odaklı süreç otomasyonu paradigmasından yola çıkmaktadır.
Otomasyon önemlidir ancak her süreç için geçerli veya gerçekten gerekli olmayabilir. Son zamanlardaki örneklerde büyük yeniden yapılanma projelerinde faydaların %80'inin basitçe iş yapma şeklini değiştirmekten ve otomasyon gereği olmadan gerçekleştirildiği ortaya çıkmıştır. Şaşırtıcı bir biçimde Değişim Mühendisliği (Re-engineering, BPR) fikir liderleri dahi artık radikal değişiklik öngören projelerden çok, süreçlerle yaşama ve yönetimi günlük hayatın bir parçası durumunda getirmeyi önermektedirler.
Düşünce yapımızı değiştirdik, çünkü değişim mühendisliğinde işleri farklı şekilde yapmaktan daha kritik olan şey süreçleri kurumun kalbi haline getirmektir."
Hammer & Champhy,
Değişim Mühendisliği
|
|
Bununla birlikte BPM hareketi Bilgi Teknolojilerini gerçek iş kullanıcıları ile bütünleştirmeyi ve daha süreç odaklı bir yönetim yapısına geçmeyi hedeflemektedir. İş kullanıcısının katılımı faydaların büyük çoğunluğunu yönlendirecektir. İş kullanıcısının katılımı hangi süreçlerin otomasyonunun gerektiğini belirleyecektir. |
Kurumsal Süreç Yönetimi BPM'İn önemli bir parçasıdır
Tüm kuruma hizmet verecek dinamik bir "süreç yönetimi ortamının" tanımlanması temel bir gereksinim olarak ortaya çıkmaktadır. Bu gereksinim iş kullanıcılarına yönelik hazırlanmış, kolay ve çabuk kullanılır, esnek ve iş odaklı ve aynı zamanda tutarlılığı ve bütünsellliği ön plana alan bir çözümü gerekli kılmaktadır.
BPM dünyasının mantrası "süreçleri bilgi teknolojisi hakimiyetinden alıp ait olduğu yere yani iş ortamına geri vermek"tir. Buna rağmen BPM girişimindeki bugüne dek gerçekleştirilen çalışmaların büyük bölümü Bilgi Teknolojisi entegrasyonu konularındadır.
İş ve iş kullanıcısı odaklı Kurumsal Süreç Yönetimi (Enterprise Process Management - EPM) yaklaşımı ve çözümü bu nedenle BPM girişiminde en üst katmanda yerini bulmaktadır. (Bakınız aşağıdaki şekil)
İş kullanıcıları hız, esneklik ve analiz gücü istiyor. Teknik kullanıcılar ise teknik tutarlılık kontrolleri ve veri modelleme özellikleri talep ediyor.
BPM yaklaşımı içindeki "süreç" tanımı o kadar geniş tutulmaktadır ki, bugünkü hiç bir çözüm ya da yazılım tek başına yeterli olmamaktadır. Bu herhangi bir yazılımın ne kadar iyi olduğundan çok birbiri ile çelişen beklentilerin yarattığı bir durumdur. Bu nedenlerle yazılım sağlayıcısı, yazılımının esnek olması ya da pek çok teknik kontrol içermesi yönünde bir tercih yapmak zorundadır. Süreç yazılımları farklıdırlar ve bu yazılımların kimler tarafından hangi amaçlar için kullanılacağı doğru kararın verilmesindeki en önemli faktördür.
BPM içinde birbirini tamamlayıcı çözümler
Doğru seçim çoğu zaman birbirini tamamlayıcı nitelikte iki süreç yazılımının seçilmesi olacaktır; bunlardan biri iş kullanıcılarını ve iş süreçlerinin yönetilmesini hedefleyen Kurumsal Süreç Yönetimi (EPM) yazılımı, diğeri ise İş Süreçleri Yönetim Sistemi (Business Process Management Systems - BPMS) veya iş akışı otomasyonu sistemi olacaktır.
İş kullanıcıları hızlı değişen ve süreç odaklı bir çevreyi destekleyen bir çözüme ihtiyaç duymaktadırlar. Çözüm iş süreçlerinin tarif edilmesini, anlaşılmasını ve geliştirilmesini basit ve hızlı bir biçimde gerçekleştirebilmeli, iş kullanıcıları tarafından kolaylıkla kullanılabilmelidir. Taşınabilir bir PC'de bir beyin fırtınası sırasından kullanılabileceği gibi binlerce kullanıcıya dünyanın herhangi bir yerinden süreç bilgisine ulaşmada ve işbirliği gerçekleştirmede hizmet verebilecek bir yapıya da sahip olmalıdır.
Teknik kullanıcılar daha detaylı bir kurumsal modelleme çözümü istemektedirler. Bu çözüm süreç modellerinin entegre bir yapıda veri akış diyagramlarını, "entity" modellerini içermeli, olay ve veri tanımlarını kapsamalıdır. Yazılım veya iş akışı otomasyon paketlerinin konfigüre edilmesini sağlayan XML, UML ve BPML standartlarını desteklemelidir.
Önceki sayfadaki şeklin belirttiği gibi İş Kullanıcısı bakış açısı ile Teknik Kullanıcı bakış açısı arasında bir "boşluk" bulunmaktadır ve bu boşluk tek bir yazılım çözümü tarafından doldurulamamaktadır. Bu nedenle tamamlayıcı çözümlere ihtiyaç bulunmaktadır.
Bu boşluğun tek bir yazılım ile doldurulması da öngörülen hatta arzu edilen bir durum değildir. İş kullanıcısının ihtiyaçlarını Bilgi Teknolojisi gereksinimlerine dönüştürecek bir "Analist"e mutlaka ihtiyaç bulunmaktadır.
Kurumsal Süreç Yönetimi (EPM) - Süreçleri kurumun kalbine yerleştiren bir İş Geliştirme Altyapısı
Kurumsal Süreç Yönetimini uygulayabilmek için bu yaklaşımı destekleyen doğru bir yazılım çözümünün seçilmesi gerekmektedir. Bunun ötesinde, belirli noktalar hayatidir. Gerçek ve sürdürülebilen faydalar için aşağıdaki prensipler uygulanmalıdır:
- İş Kullanıcısı Odaklı; üst yönetimce yönlendirilen ve iş kullanıcısının anlayabileceği bir düzende işleyişin tarif edilmesi
- Canlı; her kullanıcının masasında günlük işlerin yürütülmesinde, eğitimde, operasyonel karar vermede, süreç ölçme ve sürekli geliştirmede gerçek anlamda kullanılan bir düzen.
- Bütünsel; tüm tedarik zincirini içeren, en tepeden en alt detaya inen, günlük işler ile stratejinin paralelliliğini gösteren / sağlayan
- Merkeziyetçi olmayan ve dinamik; süreç sahipliğinin ve süreç bilgisi yazarlığının süreç geliştirme fırsatlarının içinde olan iş kullanıcılarına devredildiği bir ortam
Kurumsal Süreç Yönetimi projesini başarılı ya da başarısız kılacak derecede önemli olan ve yukarıda özetlenen her prensip aşağıda daha detaylı olarak tarif edilmiştir.
İş Kullanıcısı Odaklı
EPM teknik analistleri veya bilgi teknolojisi gereksinimlerini değil iş kullanıcılarını hedef alarak tasarlanır. Bu nedenle günlük operasyonlarda, eğitimde ve süreç iyileştirmede kullanılır. Sistemin günlük kullanımı operasyonel değil stratejik amaçlıdır. EPM sistemi süreçler yolu ile stratejinin uygulanması ve rekabet avantajının yaratılması açısından hayatidir. Stratejiyi operasyonlar süreçlere dönüştürür ancak operasyonların stratejiden bağımsız olarak süreçleri yönlendirmesine izin vermez.
Otomasyona gelindiğinde, EPM sisteminizi otomasyon gereksinimlerinin belirlenmesinde, fizibilitenin oluşturulmasında, farklı süreç alternatiflerinin analiz ve simülasyonunda kullanabilirsiniz. Zamanı geldiğinde, süreçlerin veri ve iş akışı ile ilgili teknik detaylarını tanımlayabilir ve teknik tasarım sürecini başlatabilirsiniz. Önemli nokta, otomasyon gerekli olsun veya olmasın, süreçlerinizi sürekli yönetebilmeniz ve otomasyon yapıldıktan sonra dahi yönetilir durumda kalmalarını sağlamanızdır.
Oluşturulma aşamasından başlayarak iş kullanıcılarının ve teknik kullanıcıların bakış açıları ile süreç tanımlarının biribirine paralel durumda tutabilirsiniz. Bu en baştan iki tarafın da süreci anlamasını ve iletişim engellerinin oluşmamasını sağlayacaktır. Son bir kaç yüz yılda süreç otomasyonu ile ilgili en kritik noktalardan birisi, pek çok iş kolunun işin nasıl gerçekleştiği konusundaki fikrinin olmaması, organizasyonlardaki geleneksel bilgi sistemlerinin girdileri çıktılara dönüştürülen kara kutular olarak görülmesidir. EPM otomasyonu gerçekleştirilen iş süreçlerinin gerçekten anlaşılması, işin nasıl işlediğinin iş kullanıcılarına gösterilmesini ve sürekli geliştirme yönünde sorgulanmasını sağlar. Sistemler veya salt bilgi teknolojisi bunu sizin için yapamayacaktır. Süreçlerinizi doğrulayacak ve sürekli geliştirecek olan bileşen insan boyutudur. İş yapma şeklinizi tasarlandıktan ve doğruladıktan sonra, BPM ile sunulan teknolojiyi de yaşama geçirecek olan yine insanlardır.
Canlı
EPM, süreçleri tarif edilen organizasyon tarafından günlük bazda kullanılan canlı, süreç odaklı bir ortam yaratır. Çalışanlar her gün elektronik postalarını açmakta olduğu gibi EPM sistemlerini de bilgiye ulaşmak için açarlar. Süreç bilgisinin toplanması ve geliştirilmesi çoğunlukla atölye çalışmalarında ve katılımcı ortamlarda iş kullanıcılarınca bizzat gerçekleştirilir. Bu nedenle EPM çözümü basit, çabuk ve esnek olmalıdır. Süreç içeriği basit bir dilde, basit bir haritalama yolu ile oluşturulmalı, kompleks iş akışlarından uzak durulmalıdır. Temel amaç bilginin tüm çalışanlar için maksimum derecede anlaşılır olmalıdır. Otomasyon ile veya otomasyonsuz süreçlerinizi yönetmek durumundasınız. Bu işinizdeki her aktiviteyi kapsamamaktadır. Odaklanma önemlidir. Kritik Başarı Faktörlerinizi ve Anahtar Performans Ölçülerinizi temel süreçleriniz ve içerdikleri aktiviteler bazında belirlemiş olmanız gerekmektedir. Bu faktör ve ölçüler kurum stratejisinden yola çıkarak kurumsal karne veya 6-Sigma gibi istatistiksel yaklaşımlar kullanılarak oluşturulurlar. Bu metrikler süre ve aktivitelerin grafiksel tanımları ile doğrudan ilişkilendirilmeli ve EPM çözümünü organizasyonun her seviyesinde kullanılan yaşayan, süreç odaklı bir gösterge paneline dönüştürmelidir. Bu düzen ile mevcut fonksiyonlar arasında baştan sona gerçekleşen her sürecin şeffaflaşması ve süreç performansının anlaşılması sağlanacaktır. EPM ile tüm kurum iş süreçleri ile ilgili bilgiye kontrollü bir düzende ulaşarak, analiz ve işbirliği imkanları ile birlikte iyileştirme fırsatlarını değerlendirecektir. Bu düzen süreçlerde sürekli iyileştirmeyi destekleyerek büyük resmi geliştirmeye kolektif katkı sağlayacaktır.
Bütünsel
EPM bütünseldir. Çoğu süreç dokümantasyonu yaklaşımının aksine, EPM tüm kurumun ya da süreç üzerinde bir araya gelen aktivitelerin tarif edilmesine odaklanır ve süreç ile ilgili tüm bilgiye buradan erişim sağlar. Bu tüm organizasyonun süreç bazlı bir görüntüsünü oluşturur ve süreç odaklı yönetimi destekler. İdeal olarak EPM tüm kurum genelinde kurulmalıdır ancak organizasyonun belirli bir bölümünde veya spesifik bir süreçte de kullanılabilir.
Süreç tanımları çapraz fonksiyonel ilişkileri içerdiği zaman değer yaratırlar. Değer zincirini anlamak ve yönetmek için kimin gerçekleştirdiğinden ve departmantal ilişkilerden bağımsız olarak kurum içi ve dışında yer alan tüm süreç adımlarına odaklanmanız gerekmektedir. Bütünsel bir EPM sisteminden faydalar sağlayabilmenin en iyi yolu kurumun en üst seviye sürecini üst yönetim ekibi ile birlikte stratejik hedefleri de içerecek biçimde tanımlamaya başlamaktır. EPM sisteminin stratejik hedefler doğrultusunda zaman içerisinde geliştirilmesi ve güncellenmesi için organizasyon genelinde süreç odaklı aktiviteler sürdürülmelidir. Belirtmiş olduğumuz gibi, çalışmanın başarısı için ilk adım üst yönetimden başlamalı ve üst yönetim liderliğinde tüm kurumun benimsemesi sağlanmalıdır.
Merkeziyetçi olmayan ve dinamik
Olgunluğuna ulaşmış bir EPM sisteminde proaktif ve radikal fikirlerin önemli bir bölümü detay seviyede yer alan çalışanlardan gelecektir. Bunun temel nedeni gerçekleştirdikleri aktivitelerin büyük resimdeki yerini anlamaları ve sürece dahil edilmiş olmalarıdır. Böylelikle, EPM organizasyonun beyin gücünü süreçlerin her adımına konsantre ederek gerçek anlamda bir odaklanma ve fayda yaratacaktır. Süreç bilgisinin merkeziyetçi olmayan bir biçimde sahiplendirilmesi esneklik yaratmakla birlikte aynı zamanda koordine ve kontrol edilmesi gereken bir durumdur. Değişiklikler pay sahiplerince elektronik ortamda gözden geçirilip onaylanmalıdır. Pay sahipleri süreçleri doğrudan yürütmeyen ancak belirli noktalarda söz sahibi olması geren kalite, bilgi teknolojisi gibi hizmet ve fonksiyonları da içermelidir.
Değişimi desteklemek ve hızlandırmak için süreç sahipliğinin devredilmesi ve dinamik olması ŞARTTIR. Gereksinimleri bilen ve değişim gereğini anlayan kişiler bunu sahiplenmelidir.
Özet olarak, EPM ortamı, bir sürece dahil HERKESİN süreci görmesini, sürece katkıda bulunmasını, küçük değişikliklerden süreci radikal biçimde baştan tasarlamaya kadar her tür sürekli iyileştirme gayretini yönlendirecek araçlarla donatılmasını ve yüreklendirilmesini sağlar.
EPM sisteminin kabullenilmesini sağlamak için pratik bir kural kurumdaki tüm bilgi işçilerinin ve bir PC'ye ulaşabilen herkesin sisteme dinamik olarak ulaşmasını sağlamaktır. Bu çalışanlardan %15 ila %25 kadarının iş alanları ile bağlantılı konularda süreç yazarı olması gerekmektedir.
Bir Kurumsal Süreç Yönetimi Yazılımından Ne Beklenmelidir
Bir EPM çözümünün seçilmesinde Kurumsal Süreç Yönetimi'nin başarıya ulaşmasını sağlayacak kritik faktörlere dikkat edilmelidir. Bu faktörler üç başlık altında toparlanabilir:
Kullanıcı; kullanıcıların iş ortamına erişimini ve katılımını sağlama imkanı
Yazar; içerik yaratma ve güncelleme fonksiyonalitesi
Sunucu; ortak çalışma ve işbirliği ortamını destekleyen, süreç kütüphanesinde yer alan bilgiyi dağıtan yapı
Kullanıcı Fonksiyonalitesi
- Kullanımı kolay; tecrübesiz ve pratik kullanıcılar için bile akla yatkın, kolay kullanım
- Her yerde, her zaman; erişim internet, intranet ya da Windows PC istemcisinden olabilmeli
- Gerçek zamanlı; tüm değişiklikler ve aktiviteler kullanıcılarca anında izlenebilmeli
- Güvenli ve kontrollü; erişim kullanıcı tipine, şema ve doküman bazında yetkilerine ve şifrelere bağlı olarak denetlenebilmeli
- Abonelikler; değişikliklerden e-posta yolu ile otomatikman haberdar olabilme
- Ortak çalışma; notlar, yorumlar, tartışmalar şema, doküman ya da süreç bazında yapılabilmeli
- Sistemde onaylama; onay sürecine elektronik ortamda, e-posta, iş takip ve hatırlatma listeleri yardımı ile minimum eğitim ile dahil olabilme
Süreç Yazarı Fonksiyonalitesi
- Kullanımı kolay; ortak atölye çalışmalarında anında kullanılabilecek kadar pratik
- Esnek; iş akışlarını iş terimleri ile gösterebilecek ancak kullanılabilirlikten taviz vermeden tutarlılığı sağlayabilecek yapıda
- Senkronize; canlı atölye çalışmalarında ortaya çıkarılan içeriği anında kurum kütüphanesine yansıtabilme ve ortak yaratıcı süreci destekleme
- Hiyerarşik; süreçlerin gereken en alt detaya kadar hiyerarşik olarak ayrıntılandırılması
- Linkleme; herhangi bir noktadan herhangi bir formattaki dokümantasyona veya yazılıma sınırsız sayıda bağlantılar kurabilme
- Kaynaklar; kaynakların tanımlanması ve aktiviteler ile ilişkilendirilmesi (insanlar, sistemler, fasiliteler)
- Maliyetlendirme ve Analiz; kaynak bazında, hacime bağlı, baştan sona süreç bütününde Aktivite Bazlı Maliyetlendirme analizleri yapabilme
- Ölçüm ve İş Zekası; süreç bazında performansı ve metrikleri görsel hale getirme, gerçek zamanlı güncelleme. Belirli eşik değerlerin sürekli kontrol edilmesi ve aşılmasına bağlı olarak ilgili süreç sahiplerinin E-mail ve SMS ile otomatik olarak bilgilendirilmesi.
Sunucu Fonksiyonalitesi
- Güçlü; farklı ve uzak coğrafi bölgelerdeki çok sayıda kullanıcının erişimine göre tasarlanmış
- Ölçeklenebilir; bir dizüstü PC'deki tek bir kullanıcının kullanımından binlerce kullanıcının kullanımına kadar destek
- Güvenli; çok seviyeli şifreye dayalı gelişmiş veri güvenliği
- Kurum bilgi teknolojisi stratejisi ile entegre; kurum portalına, elektronik posta uygulamalarına ve operasyonel uygulamalara entegre
- İş akışı motoru; arka planda çalışan ve onaylama, gözden geçirme ve abonelik bildirim gibi işlemleri yürüten yapı
control Kurumsal Paketi - EPM yaklaşımını mümkün kılan güçlü çözüm
control Kurumsal Paketi (Enterprise Suite - control ES ) BPM sektöründe EPM yaklaşımını destekleyen, son beş yılda yüzlerce uluslararası kuruluşta uygulanarak başarısı kanıtlanmış bir çözümdür. Aktif kullanıcı katılımı ve geri bildirimi yazılımın geliştirilmesine ve EPM yaklaşımının ilerletilmesine büyük katkı sağlamıştır.
control Kurumsal Paketi Kurumsal Süreç Yönetiminin uygulanabilmesi için iki temel fonksiyonaliteden oluşur:
- Birinci fonksiyonalite süreçlere ve destekleyici tüm bilgilere kurum genelinde yerel/uzak ağ veya internet tarayıcısı aracılığı ile dinamik ve kontrollü bir ulaşım sağlamaktır. Bu özellik son kullanıcıya ve yönetime görüş, onay, geri bildirim mekanizmaları ile işbirliğine ve ortak çalışmaya açık bir ortam sağlar.
- İkinci fonksiyonalite kullanımı kolay ancak altyapısı sağlam bir süreç yazarlığı uygulaması ile içeriğin kullanıcılarca bir arada ve ortak çalışmaya açık ortamlarda geliştirilmesini ve güncelleştirilmesini sağlar.
Örnekler için Nimbus web sitesini ziyaret ediniz : www.nimbuspartners.com.
EPM yaklaşımından beklenmesi gereken faydalar
EPM yaklaşımının ve control Kurumsal Paketinin uygulanması sonucunda pek çok ölçülebilir olmayan ve kültürel faydalar yaratılacaktır. Bununla birlikte ölçülebilir ve tekrarlanabilir temel faydalar da sağlanacaktır. Bu faydaların yatırımınızın ve projenizin fizibilitesinde hesaplanması ve yer alması gerekmektedir. Bu faydalar aşağıdakileri içerecektir:
- Maliyet tasarrufu ve kar yaratma fırsatlarında yatan milyarlar; kurum genelinde fonksiyonlar arası konuların şeffaflaşması sonucunda açığa çıkan kopukluklar, darboğazlar ve iç çatışmalar. Bunlardan bir bölümü bugünden bile öngörülmesi mümkün faydalardır. Bir bölümü EPM uygulaması sırasında açığa çıkacaktır.
- Hangi süreçlerin kritik hangilerinin kritik olmadığının görselleşmesi; Hangi süreçlere daha fazla kaynak ayırılacağının, hangilerinin yeniden tasarlanacağının, hangilerinin terk edileceğinin belirlenmesinde, mevcut ve gelecekteki iş geliştirme projelerine karar verilmesinde daha bilinçli karar verme. Bu projelerin bireysel olarak getirilerine veya departmantal hedeflere etkisine bakmaya oranla; tüm sürecin başından sonuna olan etkilerini ve işin bütününe katkısını görme. Sadece bu fayda bile iş sonuçlarına inanılmaz katkılar yapacaktır.
- Süreçlerinizin maliyetini ve üretkenliğini anlama; Bu muhtemelen bir ilk olacak. Bu iş geliştirme sürecinizde bir devrim olacak. Herhangi bir yatırımın geriye dönüşünü mevcut iş yapma şeklinizin gerçek maliyetleri ve alternatifleri bilmeden tanımlayamazsınız. EPM yaklaşımını uygulayana kadar mevcut iş yapma şeklinizin gerçek maliyetlerini ve alternatifleri bilme ihtimaliniz gerçekten düşüktür. Bugün ve bundan sonra bilememenin maliyeti sizce nedir?
- Çabuk kazançlar; Canlı atölye çalışma ortamlarında süreçleri tanımlarken çabuk kazançlar olarak adlandırılan hemen yaşama geçirilebilecek fırsatların açığa çıkması ile inanılmaz yararlar sağlanacaktır. Doğru kişilerin bulunduğu çalışma gruplarında giderilmesi gereken sorunların anında belirlenmediği, düzeltici faaliyetlerin hemen başlatılmadığı ve faydalı potansiyel proje fikirlerinin ortaya çıkmadığı EPM uygulaması nadirdir.
- Kurumsal yetersizlikler; Hedeflerine ulaşmayan ve kopuk süreçler kaçınılmaz bir şekilde görselleşecektir. EPM herkesin görebileceği bir şekilde sorumlulukları gösterecektir. Ve bu süreçler uzun süre bu şekilde kalmayacaktır.
- Stratejinin herkesin günlük işi haline gelmesi; strateji, süreç ve insanları aynı çizgide buluşturun.
- Müşteri odaklı süreç yönetimi; Kurum stratejisi ile bağlantıları koparmaksızın, "müşterinin sesine" verilmesi gereken tepkileri en detay seviyeye kadar belirleyebilecek yöntem ve süreç altyapısını oluşturma. Bu altyapı iç ve dış müşterilerin karşılaştıkları ve anında çözülmesi gereken sorunları performansı görmesi gereken herkesin önüne, tüm sürece olan etkileri ile birlikte, ortaya koyacaktır.
- Süreç odaklı sorumluluk; organizasyonun en üst seviyesinden en alt seviyesine kadar süreç odaklı sorumluluk yapısını yönlendirme
- Son olarak potansiyel faydaların en büyüğü; Süreçleri ilgilendiren tüm iş geliştirme projelerinin belirlenmesi, planlanması ve yürütülmesi EPM çözümü etrafında şekillenecektir. Bu sayede doğru girişimler belirlenebilecek yani organizasyon üzerindeki en büyük etkili olanlar seçilecektir. Süreç değişimi, işbirliği, uygulaması ve analizi çok daha hızlı ve sistemli yürütebilirsiniz. Değişimlerin getirilerini süreç ve aktiviteler kapsamında ölçebilir ve analiz edebilirsiniz. Bütün bunlar bir araya geldiğinde EPM çözümü stratejileriniz doğrultusundaki iş geliştirme projelerinizin her birinden beklenen yatırımın geriye dönüşü oranını bir kaç katına çıkaracaktır.
Control Kurumsal Paketinin projelerinize ve organizasyonunuza katabileceği değeri anlayabilmek için Sistema veya Nimbus ile temas kurunuz.
Nimbus EMEA - 44 (0) 870 2000 491
Nimbus Çözüm Ortağı Sistema - 90 (212) 284 75 92
