YAZILIM UYGULAMALARI
YAZILIM PROJELERİNİZİ
HAYATA SORUNSUZ GEÇİREBİLİRSİNİZ
Yazılım uygulamalarının şirket genelinde kullanılmaya başlanması ile sağlanan fayda ve yatırımın geriye dönüşü (Return On Investment) günümüzde pek çok firmayı tatmin etmiyor. Çalışmaların boşa gitmesini önlemek için alınması gereken önlemler hiç de zor değil. Bu yazının amacı, yazılım projelerinin hayata geçirilmesinde şirketinize değer katacak konuları özetlemek ve sorunsuz uygulamayı sağlayacak yönetim tarzı hakkında bilgi sağlamaktır.
Büyük Proje…Büyük Risk!
Her yazılım uygulamasının ardında, farklı beklentiler yatmaktadır. İş süreçlerinde iyileşmenin sağlanması, fonksiyonel birimler arasında koordinasyonun arttırılması, gerçek zamanlı bilgi kaynağına daha kolay ulaşılması ile yönetimin kolaylaştırılması ve operasyonel kararların daha hızlı alınması, faaliyetlerin basitleştirilmesi ve standartlaştırılması, bağımsız çalışan sistemlerin entegre edilmesi, işletme maliyetlerinin azaltılması bu beklentilerden sadece birkaçıdır. Özetle, yazılım uygulamalarının temelinde gelişmiş teknoloji ve fonksiyonalite kullanımı ile iş dönüşümü gerçekleştirebilme isteği olduğu söylenebilir.
Ancak, iş dönüşümü zordur. Yazılım projelerinde görev alan kişilerin de bildiği üzere, iş dönüşümü sadece teknoloji entegrasyonu ile başarılamaz. Çalışanların, değişim fikrini benimsemesi gerekmektedir. Bu, yatırımın geri dönüşüm hızını ve büyüklüğünü belirleyen en önemli etmendir.
Büyük proje, potansiyel büyük getiri anlamına gelebilir. Ancak büyük proje, aynı zamanda büyük riskler içerir. Yazılım uygulamaları gerçekleştiren firmalar, büyük riskleri sistem entegratörlerinin üzerine itme eğilimindedirler. Ancak bu, sonucu değiştirmeyecektir: Risk her zaman varolacaktır.
Yazılım Uygulamalarında Potansiyel Zorluklar
- Çalışanların değişime karşı direnç göstermesi
- Üst yönetimin yeni sistemi yeterince sahiplenmemesi
- Proje yönetiminin yeterince iyi yapılamaması
- Yatırımın kısa vadeli getirisinin olmaması
- Tahmin edilenden fazla maliyete katlanılması
- Yazılımın iş süreçleri ile uyumlaştırılamaması
|
Gartner Group’un yaptığı araştırmalara göre bilgi teknolojileri projelerinin;
- %74’ü başarısız oluyor ya da maliyet/zaman hedeflerini aşıyor.
- %51’i bütçesini %200 oranında aşıyor.
- %20’si kurumsal hedefleri gerçekleştirmede başarısız oluyor.
- %70’i beklenen faydayı sağlamıyor.
- %85’i hedeflere ulaşmada başarısız oluyor. (%32’si tamamen iptal ediliyor)
- Projelerde, hedeflenen fonksiyonel özelliklerin %75’i karşılanabiliyor.
|
Web tabanlı, işbirlikçi yazılım teknolojileri ve 90’ların uygulamaları
Şaşırtıcı biçimde, iş süreçlerini tanımlamada ve kurum içine yaymada en sık kullanılan uygulamalar Microsoft Ofis Uygulamaları’dır. Bu uygulamalar, spesifik olarak iş dönüşümünü yönetmek amacıyla geliştirilmiş olmadıkları için, dönüşüm yönetilirken bu araçların kullanılması ile bir başarı yakalama şansı oldukça düşüktür.
İş süreçlerinde gelişme ve iyileşme elde etmeye yarayacak en etkin yolları ortaya çıkarmayı hedefleyen ve şirket faaliyetlerinin etkin bir teknoloji kullanılarak yürütülmesini amaçlayan Ortak Operasyonel Platform ile başarıyı yakalama şansı çok daha yüksek olacaktır.
Bu aşamada, dinamik organizasyonlar için tasarlanmış, web tabanlı ve işbirlikçi bir uygulamadan söz edilebilir, tıpkı bugünün yazılım teknolojileri gibi… control, her türlü yazılım uygulamasını destekleyecek ve kolaylaştıracak bir Ortak Operasyonel Platform’dur.
ORTAK OPERASYONEL PLATFORM, YAZILIM UYGULAMA SÜRECİNİZE NASIL DEĞER KATAR?
ETKİLİ PROJE YÖNETİMİ SAĞLAR
Uygulama projesinin hazırlık aşamasında
- neyin, ne zaman, kim tarafından, hangi kaynaklar kullanılarak yapılacağı bilgisinin açık ve net olarak tanımlanması,
- başarı kriterlerinin belirlenmesi,
- proje planı ile proje bütçesinin oluşturulması,
etkili proje yönetimi için dikkat edilmesi gereken unsurlar arasındadır. Ortak Operasyonel Platform’da oluşturulanyapı, proje dinamiklerinin kolaylıkla ve hızla belirlenmesine olanak tanır. Belirlenen proje dinamikleri, yine bu yapı kapsamında takip edilerek tüm projenin formal olarak yönetilmesi başarılır. Bununla birlikte, üst düzey yönetimin projeye katılımı sağlanarak proje başarısı için en önemli kriterlerden biri gerçekleştirilmiş olur.
UYGULAMANIN BAŞARISINI ARTTIRIR
Yazılım uygulama projelerinin farklı aşamaları bulunmaktadır. Ortak Operasyonel Platform yaratılması ile projenin tüm aşamalarında fayda sağlanacaktır.
İş Modelinin Tanımlanması
Bugün Yapılan:
Birebir görüşmeler yapılarak mevcut durumun belirlenmesi ve iş akışlarının Microsoft Ofis Uygulamaları kullanılarak dokümante edilmesi
Ortak Operasyonel Platform ile Yapılacak:
Canlı atölye çalışmaları ile kurumun iş süreçlerinin baştan sonra tanımlanması ve detaylandırılması, temel performans göstergelerinin belirlenmesi ve süreçlerle ilişkilendirilmesi, süreç adımları ile bu adımlarda kullanılan dokümantasyon ve mevcut yazılım uygulamalarının belirtilmesi ve gereksinimlerin tanımlanması
Yararlar:
Tüm süreç bileşenlerini ve mevcut durumun değerlendirilmesini sağlayacak bilgi birikimini biraraya getirerek açık ve net veriler sunar. Süreç maliyet ve çevrim süreleri dikkate alınarak. “Çabuk Kazanım / Quick Win” projeleri belirlenir. İş dönüşümü konusunda fikir birliği oluşturulur. Gereksinimler daha iyi kalitede ve daha çabuk tanımlanır. Kuruma uygun yazılımın seçiminde hata yapma riskini azaltır. Süreç bakış açısı ile Yayım (Release) ve Kapsam Yönetimi etkili bir şekilde sağlanır.
Sonuç:
Düşük maliyet, hızlandırılmış uygulama, düşük risk, iyileştirilmiş proje ürünleri
Uygulamanın Yapılandırılması ve Arayüzlerin Tasarlanması
Bugün Yapılan:
Microsoft Ofis Uygulamaları’nda yazılmış olan spesifikasyonlara bakılarak uygulamanın konfigüre edilmesi
Ortak Operasyonel Platform ile Yapılacak:
Uygulamanın konfigüre edilmesi için süreç modelinin kullanılması, gereksinimlerin değişmesine paralel olarak modelin revize edilmesi, süreç modeli ile ilişkilendirilmiş spesifikasyonlar dikkate alınarak arayüzlerin tasarlanması
Yararlar:
İş modeli detaylı bir şekilde yapılandırılır, belirsizlikler ortadan kaldırılır ve yapılandırma daha doğru olarak gerçekleştirilir. Arayüzler süreç bakış açısı ile tasarlanır. Detaylı açıklama gerektiren noktalar ve problemler için direkt olarak süreç sahipleri ile iletişime geçilir ve yapılandırma çalışmaları hızla tamamlanır.
Sonuç:
Düşük risk, iyileştirilmiş doğruluk oranı
Sistem ve Kullanıcı Testlerinin Gerçekleştirilmesi
Bugün Yapılan:
Test senaryolarının oluşturulması ve testlerin bu senaryolara uygun olarak gerçekleştirilmesi
Ortak Operasyonel Platform ile Yapılacak:
Testlerin güncel iş modelleri temel alınarak gerçekleştirilmesi, sadece spesifik konuları, arayüzleri ya da sistemleri değil, baştan sonra tüm süreçleri dolayısıyla tüm operasyonu kapsaması
Yararlar:
Sistemin, kurumun operasyonel süreçleri ile uyum içinde olup olmadığı ve doğru bir şekilde yapılandırıldığı test edilir. Testler birbirleriyle tutarlı, tam ve operasyonlara uygundur. Ayrıca senaryo yaratmaya gerek duyulmadan yapılan testler çok hızlı bir şekilde tamamlanır.
Sonuç:
Düşük maliyet, düşük risk
Eğitimin Planlanması ve Gerçekleştirilmesi
Bugün Yapılan:
Yeni yazılım fonskiyonalitesi dikkate alınarak kullanıcı prosedürleri ve eğitim materyallerinin hazırlanması
Ortak Operasyonel Platform ile Yapılacak:
Destekleyici yazılım ekranları, işlem detayları, formlar ve yardım menüleri ile ilişkilendirilmiş yeni iş yapma şekillerinin web-tabanlı bir ortamda kullanıcıya sunulması ile eğitimin gerçekleştirilmesi, aynı ortamda iş dönüşümü ve değişim yönetiminin sağlanması
Yararlar:
Eğitim, yazılım fonksiyonalitesinden çok, iş dönüşümünü hedefler. Ayrıca eğitim materyalleri geliştirmeye gerek duyulmaz. Modelin her yönüyle tam ve kolaylıkla anlaşılabilir olmasından dolayı eğitim ihtiyacı azalır. Şirkette yeni çalışmaya başlayacaklar için oryantasyon süresi kısalır.
Sonuç:
Düşük maliyet, başarıyla yönetilen iş dönüşümü, yatırımın geri dönüşünde hız ve artış
Uygulamanın Kurum Geneline Yayılması ve Değişimin Yönetilmesi
Bugün Yapılan:
Yazılım konusundaki eğitimin kurum için yeterli olduğu düşünülür ve değişim yönetimi çoğunlukla ihmal edilir.
Ortak Operasyonel Platform ile Yapılacak:
Değişim yönetimi unsurlarının açık bir şekilde tanımlanması, web tabanlı süreç portali aracılığıyla kullanıcılara ulaşan iş modeli kapsamı temel alınarak değişimin yönetilmesi
Yararlar:
Değişim Yönetimi kurumda bir “disiplin” olarak yaygınlaşır. Oluşturulan iş modeli, değişimi yönetmek için ihtiyaç duyulan eforu ve bu yönetimin etkin bir şekilde yapılmamasından doğabilecek riskleri düşürür.
Sonuç:
Düşük maliyet, düşük risk, yatırımın geri dönüşünde hız ve artış
Sürekli İyileştirmelerin Sağlanması
Bugün Yapılan:
“Ne?” (Bu anlaşılmayabilir)
Ortak Operasyonel Platform ile Yapılacak:
Çalışanların işbirliği sağlanarak ölçülebilir ve sürekli iyileştirmeyi teşvik eden bir ortamın yaratılması
Yararlar:
İç ve dış faktörlere bağlı olarak süreçlerde yapılması düşünülen değişiklikler hızla hayata geçirilir. Değişikliklerin yapıldığı süreçlerle ilgili olan uygulama adımları iş modelinde yer aldığından gerekli uyarlamalar yazılımda hızla yapılır. Versiyon güncellemelerinden kaynaklanan değişikliklerde çabuk ve verimli uyarlamalar sağlanır. Yararlar proje tamamlandıktan sonra da devam eder. Standartların şirket genelinde benimsenmiş ve kullanılıyor olması, yapılan tüm çalışmaların dokümantasyonunun bulunması ile kalite sistemlerine ve yasal düzenlemelere uyum sağlanır.
Sonuç:
Artan karlılık, düşük maliyet, yatırımın geri dönüşünde hız ve artış
Stratejik girişimlerin tutarlı bir şekilde şirket genelinde uygulanmasını sağlayan Ortak Operasyonel Platform; yürümekte olan ve gelecekte yapmayı planladığınız projelerinize temel teşkil edecek en önemli unsurlardan biridir. Bu Platform’un oluşturulması, projelerinizin süresinde ve maliyetinde ciddi tasarruflar meydana getirerek yatırımın hızla geri dönüşünü sağlayacaktır.
