“Yıllardır bu böyle zaten” denir ya, bir sorundan bahsederken... Aslında bu söz bir itiraftır; “problemin süreçte yattığını gösteren bir itiraf”. Sorunu gidermek için ilk yapılması gereken, oluşturduğumuz süreçlerin, problemlerin %85ine yol açtığını kabul etmektir. Bu problemlerle ilgili olarak, süreçlerde bir değişiklik yapılmadıkça, hiçbir şey yapılamaz; Şunu unutmamak gerek ki, “sorun olan sonuç değil, süreçtir”.
Çoğu şirkette, iş akışları ve süreçler sürekli konuşulan, üzerinde çalışılan konulardır. Buna rağmen, neden tam anlamıyla bir “Süreç Yönetimi” uygulanamaz ve beklenen faydalar sağlanamaz?
Genelde organizasyonlarda Bilgi Sistemleri Bölümü, yazılım geliştirme çalışmaları kapsamında bazı süreçleri anlamaya ve tanımlamaya ihtiyaç duyar. İş akışları ve süreç haritaları oluşturur.
İnsan Kaynakları Bölümü, çalışanların görev tanımlarını hazırlarken, hangi işin ne şekilde ve hangi pozisyon tarafından yapıldığı bilgisine ve süreçlere ihtiyaç duyar, bölümlerin kendilerinden bu bilgileri almaya çalışır.
Kalite Bölümü, Kalite Manuelleri oluşturur, çoğu zaman kendi içinde kalır, genele yayılmaz, dinamik bir yapıya sahip olamaz ya da günlük hayatın bir parçası haline gelemez.
Risk Bölümü de farklı bakış açılarıyla süreçlerdeki risk noktalarına yönelir...
Ayrı ayrı bölümlerde, farklı kapsamda ve farklı bakış açılarıyla yapılan bu “süreç çalışmaları”, birbirinin tekrarı olması ve kapsamının dar olması sebebiyle, genellikle yetersiz kalmaktadır.
Tüm bölümlerin, yöneticilerin ve çalışanların beklentilerini karşılayacak olan; “Süreç Yönetimi”dir. Elektronik ortamda oluşturulmuş, kolaylıkla ulaşılabilen ve kolayca “anlaşılabilen”, güncel, değişikliklerin hemen yansıtılabildiği, onay döngüsünün ve yorum altyapısının kurulmuş olduğu, risk noktalarının tesbit edilebildiği, dinamik bir süreç modelidir ihtiyacımız olan... Ve bu modelleme, geniş bir katılımla, işi yapanlar tarafından oluşturulmuş olmalıdır, şirkete yayılımı sağlanmalı, metriklerle ilişkilendirilerek, performans değerlendirmede kullanılabilmeli, süreçlerle ilişkili görev tanımlarını içinde barındırmalıdır.
Maliyetleri düşürürken, hizmet kalitemizi yükseltmenin bir yolu var mı ? Evet, işte yukarıdaki gibi bir süreç yönetimi modeli içerisinde yapılacak etkin iyileştirme çalışmaları ile, bir araya gelmeyeceğini düşündüğümüz bu iki hedefe de ulaşmak mümkün...
Sağlık ve sevgiyle kalın,
Yasemen Kendiroğlu
Kıdemli Danışman
Sistema Yönetim ve Bilgi Çözümleri